Gyakorlati ellenőrzőlista vállalkozóknak

A pontos és naprakész könyveléshez nem elég, hogy a vállalkozás rendelkezzen könyvelővel. Arra is szükség van, hogy a könyveléshez szükséges dokumentumok rendszeresen, hiánytalanul és lehetőleg rendezett formában eljussanak a könyvelőirodához.

Ha egy számla, banki bizonylat vagy szerződés kimarad, az nemcsak a könyvelő munkáját nehezítheti meg. Késhetnek a bevallások, pontatlan lehet a vállalkozás eredménye, és olyan fizetési kötelezettség is felmerülhet, amelyre a cégvezető nem számított.

Összegyűjtöttük, milyen iratokat és adatokat érdemes minden hónapban átadni a könyvelőnek.

1. Bejövő számlák

A bejövő számlák a vállalkozás beszerzéseit, igénybe vett szolgáltatásait és egyéb költségeit igazolják.

• anyag- és árubeszerzések számlái
• közüzemi díjak
• telefon- és internetszámlák
• üzemanyag- és gépjárműköltségek
• bérleti díjak
• előfizetések
• ügyvédi, könyvelési és egyéb szolgáltatási díjak
• online rendszerek és külföldi szolgáltatók számlái

Különösen fontos, hogy a vállalkozás a külföldi szolgáltatóktól érkező elektronikus számlákat is továbbítsa. Ezek sokszor nem jelennek meg automatikusan azokban a rendszerekben, amelyekből a belföldi számlák elérhetők. A számlákat lehetőleg jól olvasható, teljes formában kell átadni. Egy banki terhelés vagy rendelési visszaigazolás önmagában általában nem helyettesíti a szabályos számlát.

2. Kimenő számlák

A könyvelőnek a vállalkozás által kiállított számlákra is szüksége van.

• számla érvénytelenítése
• helyesbítő vagy módosító számla kiállítása
• előlegszámla és végszámla kapcsolata
• devizás számlázás
• külföldi partnernek kiállított számla
• részben vagy teljesen ki nem fizetett számla
• magáncélú vagy tévesen kiállított bizonylat

Online számlázóprogram használata esetén a számlák gyakran elektronikus úton is elérhetők, de ettől függetlenül jelezni kell azokat a gazdasági eseményeket, amelyek nem egyértelműek. A könyvelő számára nemcsak a számla megléte fontos, hanem az is, hogy értse a mögötte álló gazdasági eseményt.

3. Bankszámlakivonatok

Minden olyan bankszámla kivonatát át kell adni, amelyet a vállalkozás használ.

• forintszámlák
• devizaszámlák
• elkülönített bankszámlák
• bankkártyához kapcsolódó számlák
• online pénzügyi szolgáltatóknál vezetett számlák

A kivonat mellett szükség lehet az egyes banki tételekhez tartozó számlákra, szerződésekre vagy egyéb bizonylatokra is. Érdemes a banki terhelések közleményét pontosan kitölteni, mert egy olyan megjegyzés, mint például a „számla kiegyenlítése”, önmagában nem mindig teszi azonosíthatóvá a fizetést. A magánjellegű és üzleti pénzmozgásokat lehetőség szerint el kell különíteni.

4. Pénztárbizonylatok és készpénzes tételek

Ha a vállalkozás készpénzt is használ, a készpénzes bevételekről és kiadásokról szóló bizonylatokat szintén át kell adni.

• készpénzes számlák
• bevételi pénztárbizonylatok
• kiadási pénztárbizonylatok
• pénztárgépes bevételek
• bankból történő készpénzfelvételek
• készpénz bankszámlára történő befizetése
• munkavállalói elszámolások és előlegek

Fontos, hogy a könyvelésben kimutatott pénztár egyenlege összhangban legyen a vállalkozás tényleges készpénzállományával.

5. Szerződések és megállapodások

Nem minden gazdasági esemény érthető meg kizárólag a számla alapján.

• bérleti szerződés
• hitel- vagy lízingszerződés
• támogatási szerződés
• tagi kölcsönről szóló megállapodás
• nagyobb beszerzéshez kapcsolódó szerződés
• biztosítási dokumentumok
• követeléselengedési vagy tartozásátvállalási megállapodás
• külföldi partnerrel kötött szerződés

Új vagy módosított szerződés esetén nem érdemes megvárni az év végét. A dokumentumot már a szerződéskötés vagy az első kapcsolódó gazdasági esemény után célszerű átadni.

6. Munkavállalókkal kapcsolatos adatok

A bérszámfejtéshez a számláktól teljesen eltérő adatokra van szükség.

• új munkavállaló belépése
• munkavállaló kilépése
• béremelés vagy más munkaszerződés-módosítás
• szabadság
• betegszabadság és keresőképtelenség
• fizetés nélküli szabadság
• túlóra
• jutalom vagy egyéb juttatás
• letiltás
• költségtérítés
• munkába járással kapcsolatos térítés

A bejelentési kötelezettségek miatt az új dolgozó felvételét mindig előre kell jelezni. Nem megfelelő megoldás, ha a könyvelő csak utólag értesül arról, hogy valaki már munkába állt.

7. Hatósági levelek és hivatalos értesítések

A NAV-tól, önkormányzattól vagy más hatóságtól érkező leveleket haladéktalanul továbbítani kell a könyvelőnek.

• adószámla-értesítő
• hiánypótlási felhívás
• felszólítás
• ellenőrzésről szóló értesítés
• végzés vagy határozat
• adategyeztetési megkeresés
• fizetési kötelezettségről szóló levél

A hivatalos levelek gyakran határidőt tartalmaznak. Emiatt akkor is érdemes azonnal továbbítani őket, ha első olvasásra nem tűnnek fontosnak, vagy a vállalkozó nem érti pontosan a tartalmukat.

8. Rendkívüli gazdasági események

A könyvelő nem feltétlenül értesül automatikusan a vállalkozás minden döntéséről.

• tárgyi eszköz vásárlása vagy értékesítése
• gépjármű vásárlása vagy eladása
• új hitel vagy lízing felvétele
• támogatás elnyerése
• biztosítási káresemény
• követelés behajthatatlanná válása
• tagi kölcsön nyújtása vagy visszafizetése
• telephely vagy székhely változása
• új tevékenység megkezdése
• külföldi értékesítés vagy beszerzés megkezdése
• jelentősebb beruházás
• tulajdonosi vagy ügyvezetői változás

Minél korábban tud ezekről a könyvelő, annál nagyobb eséllyel lehet a kapcsolódó számviteli, adózási és adminisztrációs feladatokat megfelelően megtervezni.

Mikorra kell átadni a könyvelési anyagot?

Az átadás pontos határidejét célszerű a könyvelőirodával előre rögzíteni.

Általános szabályként nem érdemes a bevallási határidő előtti utolsó napokra hagyni az anyag átadását. A könyvelőnek időre van szüksége a dokumentumok feldolgozásához, az esetleges hiányok jelzéséhez, a hibás vagy tisztázatlan tételek egyeztetéséhez, a fizetendő adók kiszámításához, valamint a bevallások ellenőrzéséhez és benyújtásához.

A későn vagy hiányosan átadott dokumentumok miatt a vállalkozás csak később értesülhet a fizetési kötelezettségeiről, és kevesebb idő marad az esetleges problémák rendezésére.

Papíron vagy elektronikusan?

A lényeg nem kizárólag az, hogy a dokumentumokat milyen formában adják át, hanem az, hogy az átadás következetes és visszakereshető legyen.

Elektronikus átadásnál célszerű egységes mappastruktúrát használni, a fájlokat érthetően elnevezni, hónaponként külön mappát létrehozni, elkerülni a dokumentumok többszörözését, külön jelölni a még tisztázandó tételeket, és biztonságos, előre egyeztetett csatornát használni.

A számlák üzenetküldő alkalmazásban, több különböző e-mailben vagy nehezen olvasható fényképként történő továbbítása növeli annak veszélyét, hogy valamelyik dokumentum kimarad.

Havi ellenőrzőlista vállalkozóknak

✓	Ellenőrzési pont
☐	Minden bejövő számlát átadtunk?
☐	Minden kimenő számla elérhető?
☐	Átadtuk valamennyi bankszámla teljes havi kivonatát?
☐	Megvannak a banki tételekhez kapcsolódó bizonylatok?
☐	Átadtuk a készpénzes vásárlások bizonylatait?
☐	Jeleztük a munkavállalókat érintő változásokat?
☐	Továbbítottuk a hatósági leveleket?
☐	Jeleztük az új szerződéseket és a rendkívüli gazdasági eseményeket?
☐	Elkülönítettük a magánjellegű tételeket?
☐	Megválaszoltuk a könyvelő korábbi kérdéseit?

A rendezett anyagátadás mindkét fél érdeke

A pontos könyvelés közös munka a vállalkozás és a könyvelőiroda között.

A rendszeresen, hiánytalanul és jól áttekinthető módon átadott dokumentumok segítségével csökkenthető a hibák száma, gyorsabbá válik a feldolgozás, időben kiderülhetnek a hiányzó bizonylatok, pontosabb képet kaphat a vezető a vállalkozás pénzügyi helyzetéről, és több idő marad az adózási és pénzügyi kérdések átgondolására.

A ContSoft munkatársai a könyvelés, a bérügyvitel, az adózási kérdések és a kapcsolódó vállalkozási adminisztráció területén is támogatják ügyfeleiket.

Amennyiben szeretné rendezettebbé és átláthatóbbá tenni vállalkozása könyvelési folyamatait, vegye fel velünk a kapcsolatot.